Бухгалтерский и налоговый учет гсм. Списание горюче-смазочных материалов по путевым листам

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются основной статьей расходов при эксплуатации автотранспорта.

Под ГСМ понимаются бензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также другие технические и специальные жидкости, используемые при эксплуатации транспортных средств.

ГСМ, используемые организациями для эксплуатации автотранспортных средств, относятся к материально-производственным запасам, бухгалтерский учет которых следует вести в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н (далее – ПБУ 5/01).

В соответствии с рекомендованным Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете "Топливо" счета 10.

Учет поступления ГСМ

Приобретение ГСМ может производиться предприятием:

За наличный расчет – ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия. В этом случае водителям выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина (дизельного топлива).

В бухгалтерском учете операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки ГСМ отражаются проводкой:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса" – выданы наличные деньги под отчет.

После совершения покупки водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной документации N АО-1 "Авансовый отчет", с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. К авансовому отчету прилагаются чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). Наличие чека ККМ с необходимыми реквизитами является основанием для заполнения налогоплательщиком соответствующего налогового регистра и отнесения в состав расходов, принимаемых для целей , использованных в производственной деятельности предприятия.

Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.

В бухгалтерском учете на основании авансового отчета делается проводка:

Дебет 10 "Топливо" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

В безналичной форме – производятся путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика – специализированной организации. После этого компания получает талоны, которые предъявляет при получении топлива на автозаправочных станциях.

В бухгалтерском учете операции по оплате топлива через банк отражается следующим образом:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками" Кредит 51 "Расчетный счет" - предоплата за топливо

Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Оплатив определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители заправляют автомобили на АЗС.

Для получения, хранения и выдачи талонов водителям приказом руководителя назначается материально ответственное лицо. Получив талоны, материально ответственное лицо на основании документов поставщика составляет приходный ордер по форме N М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) и сдает приходные . В приходном ордере необходимо указать марку бензина, серию и номера полученных талонов, номинал талонов в в рублях исходя из стоимости бензина, указанной в договоре и счете на оплату.

Талоны на право получения топлива должны выдаваться водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором уполномоченным на то руководителем предприятия лицом в строке "выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с бензина в баках при выезде.

Выдача талонов отражается в талонов, в которой за полученные талоны расписывается водитель, а на каждую марку топлива ведется отдельная Ведомость.

Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании работы они обязаны их сдать материально ответственному лицу. Материально ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов.

Поступление ГСМ отражается проводками на дату обналичивания талона на АЗС:

Дебет 10 «Топливо» Кредит 60 "Расчеты с поставщиками" – поступило топливо

Дебет 19 «НДС» Кредит 60 "Расчеты с поставщиками" – выделен НДС

Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться на счете 10 либо по фактической себестоимости их приобретения (заготовления), либо по учетным ценам. Если аналитический учет материальных ценностей ведется по фактической себестоимости, то на счете 10 "Материалы" отражается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей в оценке по фактической себестоимости.

Согласно требованиям Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н, фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

К фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;
• таможенные пошлины;
• невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов. Так, например, при приобретении ГСМ за наличный расчет на АЗС суммы НДС, уплаченные продавцу топлива, включаются в стоимость ГСМ в связи с невозможностью вычета сумм налога из-за отсутствия счета-фактуры;
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;
• затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию. Сюда входят следующие затраты: по заготовке и доставке ГСМ; по содержанию заготовительно-складского подразделения организации, на услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену материально-производственных запасов, установленную договором; начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщиками (коммерческий кредит); начисленные до принятия к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов.

Таким образом, в фактическую себестоимость ГСМ включаются все расходы, которые непосредственно связаны с приобретением этих материалов.

Если же аналитический учет материальных ценностей ведется по планово-учетным ценам, то их фактическая себестоимость предварительно накапливается на счете 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", а отклонения (разница между стоимостью ценностей по учетным ценам и их фактической себестоимостью) относят на счет 16 "Отклонение в стоимости материалов".

Эти суммы отклонений в последующем списывают по направлениям использования материалов пропорционально их стоимости расхода (использования) по учетным ценам.

Выбор одного из указанных методов учета ГСМ должен в обязательном порядке отражаться в учетной политике организации.

При этом в качестве учетных цен на материалы применяются:

• договорные цены;
• фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года);
• планово-расчетные цены, разрабатываемые и утверждаемые организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов. Планово-расчетные цены предназначены для использования внутри организации;
• средняя цена группы, представляющая разновидность планово-расчетной цены и устанавливаемая в случаях укрупнения номенклатурных номеров материалов путем объединения в один номенклатурный номер нескольких видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах. При этом на складе такие материалы учитываются на одной карточке. При существенных отклонениях планово-расчетных цен и средних цен от рыночных они подлежат пересмотру. Такие отклонения не должны превышать, как правило, десять процентов.

Списание ГСМ в производство

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ организации при формировании своей учетной политики могут самостоятельно выбирать способ исчисления фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, и обязательно указать это в учетной политике организации. Наиболее распространенный метод списания топлива по средней себестоимости. При его применении оценка ГСМ производится по каждой марке топлива путем деления общей себестоимости определенной марки ГСМ на их количество, складывающихся из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших ГСМ в течение данного месяца.

Основным оправдательным документом, на основании которого определяется расход и списание бензина, является путевой лист.

Путевой лист дает право водителю:

• на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания.
• на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специальный пропуск.

Формы путевых листов, утвержденные Госкомстатом, обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные организации могут разработать их формы самостоятельно. Разработанную организацией форму путевого листа следует утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Если автомобиль перевозит груз, то к путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные, оформленные надлежащим образом. Сведения о пробеге автомобиля и о массе перевозимого груза, приведенные в путевом листе и товарно-транспортной накладной, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по конкретному автомобилю.

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

Основными показателями для определения количества израсходованного бензина, является пробег автомобиля, который определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе и норм расхода бензина. В связи с этим организации должны вести журналы учета показаний спидометра, составлять акты снятия показаний спидометра и ежемесячные акты замеров остатков бензина в топливных баках.

Как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Количество бензина в баках автомобилей должно соответствовать данным бухгалтерского учета. Для этого целесообразно периодически проводить фактический замер топлива.

Нормы расходования бензина организация разрабатывает самостоятельно для контроля над расходом ГСМ. Они утверждаются приказом руководителя организации на основании технической документации на автомобиль. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжением руководителей предприятий, эксплуатирующих автотранспортные средства, или руководителями местных администраций).

Необходимым условием для отнесения расходов на ГСМ в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль является только наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих фактические суммы затрат на приобретение ГСМ и производственные цели эксплуатации автомобиля (оформленные в установленном порядке режим работы автомобиля, путевые листы и т.д.). Поэтому каждая организация вправе самостоятельно определить нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства при условии правильного и полного документального оформления.

Списание бензина на расходы, связанные с производством и реализацией, производится с кредита счета 10 в дебет счетов учета затрат только в фактически израсходованном количестве, которое зависит от фактического пробега автомобиля за определенный период времени.

Стоимость израсходованных ГСМ отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10

– списывается стоимость ГСМ, отнесенные на затраты в зависимости от направления расходования ГСМ.

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления. Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

• при производстве капитального ремонта;
• при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки. При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Порядок учета и списания гсм по путевым листам в 2017-2018 годах

Закрепить свой выбор можно в учетной политике для целей налогового учета либо оформить приказом руководителя Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д. Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др.

Внимание

В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т. д. Так же вы вправе поступить, если показатель для служебного автомобиля, указанный в распоряжении № АМ-23-р, не устраивает (письмо Минфина России от 30 января 2013 г.

№ 03-03-06/2/12).

Расходы на гсм: документальное оформление, учет

Инфо

Во втором случае норма расхода топлива, как правило, выше, чем в первом, примерно на 10-15 процентов. На основании актов, составленных по контрольному заезду каждой машины, можно утвердить единым документом нормативы для всего автопарка компании (например, приказом).

Важно

Специальный акт для списания бензина Списание ГСМ - это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец - на этой странице выше).

Учесть истраченное топливо только лишь на основании путевок нельзя - в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (п. 4 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Акт на списание гсм

Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы. Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия.

Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ. О путевом листе Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Списание горюче-смазочных материалов по путевым листам

Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: — наименование и номер путевого листа; — сведения о сроке действия путевого листа; — сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; — сведения о транспортном средстве; — сведения о водителе. В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо). Документальное оформление В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании: — накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60); — чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Путевые листы: оформление и порядок списания гсм

• заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
• получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
• принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
• составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
• обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Учет расходов на гсм

Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.
Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа. Правила Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия. К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива.
Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

В статье вы найдете идеальные образцы двух важных документов, которые помогут бухгалтерии обосновать перед инспекторами, почему именно такое количество бензина списывает компания. И в деталях рассказали, что обязательно надо учесть при их оформлении.

Акт контрольного заезда Из выгодных разъяснений Минфина России все же следует вывод, что в безграничном количестве учитывать расходы на ГСМ нельзя. Они должны быть обоснованными. Это значит, что организациям необходимо ввести свои нормативы.

Какие это будут размеры - дело каждой компании, главное, чтобы при проверке можно было подтвердить их разумность документально. Самый безопасный вариант - ориентироваться на нормы, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Вопросов у проверяющих точно не возникнет.

Порядок списания гсм на предприятии и составление акта

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ.

Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами. Для чего нужны нормы расхода ГСМ Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя).

Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения. Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Расходы предприятия на ГСМ должны правильно рассчитываться и документально подтверждаться.

При надлежащем оформлении они могут быть отнесены на расходные статьи компании, тем самым уменьшая налогооблагаемую основу при расчете налога по прибыль.

Именно это является важной причиной для того, чтобы учету и списанию горюче-смазочных материалов на любом предприятии уделялось самое пристальное внимание.

При обнаружении проверяющими органами несоответствий или нарушений в заполнении документов списание ГСМ по путевому листу вполне может быть признано неправомерным, и топливные затраты будут исключены из статьи расходов. Кроме путевого листа, подтверждением расхода ГСМ служат ведомости учета, первичные документы на их закуп и акты списания.

При использовании личного автотранспорта для служебных потребностей и выплате предприятием полагающейся в таких случаях компенсации обоснованность подобных расходов должна согласно требованиям Министерства финансов РФ также подтверждаться документами (путевыми листами).

Учет и списание ГСМ на предприятии

Определение количества подлежащего по нормам осуществляется на основе следующих показателей:

• фактической длительности маршрута в ходе рабочего дня;
• реального пробега транспортного средства за полную рабочую смену по показаниям спидометра;
• потребления топлива за один рабочий день на расстояние 100 км;
• нормативов расходования ресурса (на 100 км).

В бухгалтерии горюче-смазочные материалы относят к статьям расходов на продажу (для компаний торгового профиля) или на себестоимость товара (для производственных организаций).

Действуют следующие варианты оценки ГСМ в целях списания:

• по себестоимости (единицы ресурса);
• по себестоимости (средней);
• ФИФО (из себестоимости первых закупленных ресурсов);
• ЛИФО (из себестоимости последних купленных ресурсов).

Метод вычета товара по себестоимости на единицу, предпочтителен при работе с незначительным перечнем товара. В таком случае достаточно просто выяснить партию, откуда выбыли товары. Причем стоимость последних в ходе продолжительного периода времени мало изменяется.

В такой ситуации отдельный учет любой приобретенной партии товара не представляет сложности, а ресурсы выводятся по стоимости принятия (на учет). При списании ГСМ проследить поступившую партию, откуда средства списаны, достаточно сложно. Поэтому целесообразно использование иных методов списания топлива на предприятии.

Метод учета списания по второму типу состоит в том, что по каждому определенному ресурсу себестоимость определяют делением показателя общей себестоимости товара (начальное значение плюс прибывшие в течение месяца) на его количество (значение на начало плюс прибытие за период).

Определение стоимости списанных в производство материалов получается произведением их числа на показатель себестоимости (средней). В конце периода (месяца) цена остатка рассчитывается путем умножения его значения на себестоимость.

Значение себестоимости единицы (средней) может варьироваться в разные периоды. Сальдо счетов учета принято отражать по среднему значению себестоимости.

При списании по ФИФО виды продукции выводятся в порядке их покупки. Материалы из следующих закупов не списываются до полного израсходования предыдущей партии. Отпущенные виды оценивают по фактической себестоимости ранних по дате покупки образцов, а остаток в конце периода – по себестоимости последних.

Если стоимость закупленных ранее материалов меньше последующих, учет по ФИФО станет причиной того, что списание товара произойдет по наименьшей стоимости. В итоге себестоимость получится ниже, а прибыль больше.

Стоимость ресурсов, выведенных таким способом, может определяться следующим образом:

• Вначале выполняется списание по значению цены первой закупленной партии товара. Если количество списания превышает эту партию, то затем списывается вторая и так далее. Остаток определяют как разность стоимости товаров и общей стоимости закупленных в течение месяца (с учетом показателя на начало).
• Значение остатка ресурса для окончания периода рассчитывают по стоимости последнего закупленного товара. Стоимость списанных в производство материалов получается при вычете полученного значения из общего показателя стоимости прихода за отчетный период (с учетом остатка на начало).

Вывод по ЛИФО базируется на допущении, что последовательность списания товара обратна его приобретению. Продукцию первых закупленных партий не списывают до израсходования последних.

В этом случае списанные ресурсы оценивают по фактической себестоимости последних приобретенных образцов, а на конец месяца размер остатка оценивают по себестоимости наиболее раннего приобретения. Если начальные закупы дешевле последующих, топливо списывают по большей цене. Себестоимость ресурса получается выше, а прибыль меньше.

Списание ГСМ по арендованному транспорту

Договор аренды автотранспорта (с водителем или без водителя) на любой срок заключается в письменном виде. Если пунктами соглашения не предусматривается иное, то затраты по использованию транспортного средства, топливные в том числе, относят на арендодателя.

Если указанные затраты осуществляются за счет арендатора, то стоимость потребленных ГСМ выносится по бухгалтерскому учету на его расходы в общем порядке.

Проводку по списанию ресурса выполняют исключительно при предоставлении подтверждающего документа в виде и акта на выбытие ГСМ. Лист предназначается для вывода топлива в статьи расхода, а акт – для списания иных материалов, в первую очередь смазочных.

Проводку по постановке ГСМ в учет выполняют по авансовому отчету и по подтверждении оплаты (накладной, чеку, счетe-фактуре).

Для предприятия, списание ГСМ по путевым листам в расходные статьи возможно при условии соблюдения всех требований по учету и оформлению. Иначе очередная налоговая проверка сделает вывод о необоснованности списания материалов в расходы, неправильном расчете причитающегося с наложением соответствующих штрафных санкций.

В.Ю. Галенко, главный бухгалтер ОАО «Трансэлектромонтаж», действительный член ИПБ Московского региона

Одна из основных статей расходов в транспортных предприятиях, компаниях, имеющих на балансе автотранспорт, строительные машины и механизмы, – это затраты на горюче-смазочные материалы, аккумуляторы, автомобильные шины, ремонт и дорогостоящие запасные части. А значит, грамотно организованный учет и контроль за движением таких материально-производственных запасов имеет огромное значение. Мы начинаем цикл статей, посвященных этому вопросу. Начнем с учета ГСМ.

Определение горюче-смазочных материалов содержится в единственном нормативном правовом акте – Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях (утв. Минсельхозом России 16.05.2005).

Согласно пункту 3 указанного документа, к ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Документальное оформление

Прежде всего, организация должна установить нормы расхода ГСМ. Несмотря на то что документа, нормирующего списание ГСМ в целях налогового учета, нет, проверяющие строго следят за порядком оформления первичных документов по эксплуатации автотранспорта и механизмов, а также за экономическим обоснованием расходов на горючее.

Автотранспортные предприятия, организации, занятые в системе управления и контроля, предприниматели и другие юридические лица, независимо от форм собственности, эксплуатирующие автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации, должны, а прочие организации могут воспользоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»» (далее – Методические рекомендации).

Кроме того, для определения норм расхода ГСМ можно использовать данные различных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, автоматизированных систем контроля за топливом в баках и т. п. (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Если в рекомендациях нет норм расхода топлива для конкретной марки автомобиля, руководитель организации может своим приказом установить нормы, разработанные по индивидуальным заявкам научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике, либо руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля или специальной техники (письмо Минфина России от 14.01.2009 г. № 03-03-06/1/15).

При использовании типовых норм Минтранса России (а равно и при разработке норм самостоятельно) следует учитывать поправки к нормам (п. 5 Методических рекомендаций). В Методических рекомендациях также приведены формулы расчета нормативных значений расхода топлив для различных типов автомобилей.

Документами, подтверждающими расходование ГСМ автомобильным транспортом и специальной техникой, являются путевые листы автомобилей, маршрутные листы специальной техники, путевые листы строительных машин, рапорты о работе специальной техники, системы контроля пробега и т. п. С 1 января 2013 года в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

По мнению арбитражных судов, составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий, для которых эксплуатация легкового автомобиля является видом их деятельности (то есть являющихся субъектами транспортной деятельности). Как следствие, другие организации могут признавать расходы на ГСМ, другие затраты, связанные с транспортом, на основании иных документов без заполнения путевых листов (постановления ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60, от 11.05.2007 № КА-А40/2612-07, Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 по делу № А75-4440/2011, Восточно-Сибирского округа от 25.02.2010 по делу № А74-3569/2009).

Контролирующие же органы считают, что наличие путевых листов обязательно для всех организаций, эксплуатирующих автомобильный транспорт (письма Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51, ФНС России от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ и т. п.), в том числе и по автотранспорту, взятому в аренду (для обоснования расходов на аренду) (письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2, от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 и т. п.).

Исходя из этого можно сделать вывод, что организациям, не являющимся субъектами транспортной деятельности, для учета эксплуатации автомобильного транспорта, использования ГСМ необходимо оформлять первичный учетный документ, отвечающий требованиям части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, имеющий в реквизитах:

• наименование документа;
• дату составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц,

На усмотрение организации в этот документ могут быть добавлены некоторые специфические реквизиты, позволяющие идентифицировать хозяйственную операцию и подтвердить расходы (показания спидометра, данные о водителе и т. д.).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Путевой лист с заполненными обязательными реквизитами является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 г. № 03-03-06/2/161). Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10. приказа Минтранса России № 152, письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке действия путевого листа;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе.

Для налогового учета (при заполнении всех первичных документов учета работы машин и механизмов) рекомендуется указывать также информацию о расходе ГСМ, даже если пробег техники по вышедшему из строя спидометру (одометру) установить невозможно. В таком случае фактический пробег автомобиля необходимо подтверждать другими документами или измерениями (письма УМНС России по г. Москве от 30.04.2004 № 26-12/31459, ФНС России от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 «О порядке признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на ГСМ»).

А вот полное (детальное) описание маршрута не обязательно (хотя и допустимо) (постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 по делу № А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 отказано в передаче дела № А55-23291/2012 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления)).

Каким реквизитам путевого листа уделить особое внимание? Подсказку можно найти в письме ФНС России от 21.08.2009 № ШС-22-3/660@ «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров».

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)).

Единицей измерения топлива на предприятиях, как правило, является литр, однако поставщики могут выставлять отгрузочные документы и в тоннах (килограммах). Чтобы перевести единицы измерения из одной в другую, необходимо использовать справочные данные о плотности топлива, которая измеряется в кг/куб. м.

В организациях, эксплуатирующих автомобильный транспорт (специальную технику), целесообразно издать приказ, разработанный на основании технических норм, справочников, инструкций с определением коэффициентов и порядка перевода из одной единицы измерения в другую по основным используемым номенклатурам материалов (например, из литров в килограммы). Основываться можно на данных, приведенных в письме ФНС России от 24.03.2005 № 03-3-09/0412/23@ «О порядке пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в весовые»:

• для А-76 (АИ-80) – от 0,700 до 0,750 г/куб. см;
• для АИ-92 – от 0,715 до 0,760 г/куб. см;
• для АИ-95 – от 0,720 до 0,775 г/куб. см;
• для АИ-98 – от 0,730 до 0,780 г/куб. см.

Примерную форму акта перевода единиц измерения см. ниже.

«Согласовано»

Главный инженер ПАО «Альфа»

____________________ Петров П. П.

«___»_______________ 20__ г.

АКТ перевода единиц измерения

Комиссия, назначенная приказом директора ПАО «Альфа» от _____№ ______, на основании действующего в Обществе «Положения-справочника о соотношении единиц измерения при переводе из одних в другие», утвержденного приказом директора ПАО «Альфа» от _____№ ____ в составе:

Председателя комиссии – Начальника (инженера) ПТО,

Членов комиссии: инженера отдела материально-технического обеспечения,

Кладовщика (материально ответственного лица).

Составили настоящий акт в том, что материально-производственные запасы, поступившие от ООО «Поставщик» по счету-фактуре № 123 от 05.08.2015 (требование, накладная № 123 от 05.08.15)0 оприходованы на склад № __ (в подотчет материально ответственного лица) в следующем количестве:

Наименование	Номенклатурные номера	Количество и единицы измерения по счету-фактуре	Цена за единицу по счету-фактуре, руб.	Соответствующее количество в единицах измерения Общества в результате перевода по нормам	Цена за единицу после перевода, руб.
Бензин А-76		2,565 т		3 513,699 л
Бензин А-92		0,785 т		1 032,895 л

Комиссия произвела подсчет, взвешивание и перевод в другие единицы измерения в соответствии с нормами, утвержденными законодательством.

Председатель комиссии: __________ начальник (инженер) ПТО

Члены комиссии:

Инженер отдела материально-технического обеспечения

Кладовщик (материально ответственное лицо)

Для контроля за движением горюче-смазочных материалов в компании целесообразно определить приказом руководителя ответственных лиц за составление отчетов, сроки предоставления таких отчетов в бухгалтерию, состав комиссии, форму отчета, другие показатели.

При поступлении ГСМ в организацию материально ответственное лицо (кладовщик) осуществляет проверку поступивших ценностей по количеству, сортам, маркам на соответствие данным, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя. При этом обеспечивается полный слив горюче-смазочных материалов и их своевременное оприходование. Хранение горюче-смазочных материалов должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин и механизмов.

Места хранения ГСМ должны быть оборудованы поверенными (откалиброванными) измерительными приборами, инструментом, средствами измерения, специальной оснасткой и т. п. Также они должны отвечать требованиям противопожарной безопасности.

Налоговый учет

Расходы на горюче-смазочные материалы могут быть учтены в налоговом учете. Порядок их учета зависит от вида деятельности организации: они учитываются либо в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Естественно, при условии соответствия таких расходов критериям статьи 252 НК РФ (письма Минфина России от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67, от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

В целях налогового учета рекомендуется (хотя и необязательно, как следует из писем Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12) опираться на утвержденные в организации нормы расхода ГСМ.

При превышении фактического расхода топлива над установленным нормативно налогоплательщику целесообразно назначить комиссию и оформить специальным актом замер фактического расхода топлива на 100 км пробега (на 1 машино-час работы) и после этого отразить расход ГСМ при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011). Если организация по каким-либо причинам не может предоставить экономическое обоснование превышения лимита расхода топлива, то расходы сверх лимита относить на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль рискованно.

Иные же эксплуатационные расходы (приобретение незамерзающей жидкости для стекол, оплата мойки, стоянок, парковки и другие затраты) не нормируются и признаются в расходах в полном размере при соблюдении условий экономической обоснованности и документального подтверждения.

Бухгалтерский учет

Приобретение ГСМ

Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме. За наличный расчет ГСМ приобретаются работниками организации, и расчеты ведутся с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Работник организации, получивший денежные средства в подотчет, после покупки горюче-смазочных материалов предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет» (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Для подтверждения факта приобретения горюче-смазочных материалов посредством пластиковой банковской карты подотчетное лицо должно представить документ, подтверждающий оплату (слип платежного терминала) и чек контрольно-кассового аппарата (или квитанцию).

Для учета средств на пластиковой банковской карте открывается счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 4 «Банковские карты».

Топливные карты содержат информацию об объеме приобретенного неиспользованного топлива на текущий момент и позволяют ее держателю заправить бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного договором.

Топливные карты, равно как и талоны на право получения топлива, учитываются, как правило, на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в аналитике по маркам горюче-смазочных материалов и по материально ответственным лицам либо как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы».

При получении топливных карт или талонов от поставщика необходимо оформить приходный ордер (форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России № 71а) или иной первичный документ, утвержденный в организации, в котором указать марку бензина, серию и номера полученных топливных карт, талонов, их номинал в литрах.

Ежемесячно поставщик топлива представляет товарную накладную формы № ТОРГ-12, счет-фактуру, отчет об операциях по топливным картам (или талонам).

Поступление ГСМ

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н), для учета ГСМ предназначен счет 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо».

Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться в оперативном (аналитическом) учете и местах хранения либо по фактической себестоимости их приобретения, либо по учетным ценам (в зависимости от установленного в учетной политике метода).

Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, является сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). На это указывает пункт 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов».

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

Если же аналитический учет МПЗ ведется по учетным (плановым) ценам, то их фактическая себестоимость предварительно накапливается на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а отклонения (разница между стоимостью ценностей, исчисленной по учетным ценам, и их фактической себестоимостью) относят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Согласно пункту 80 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н), в качестве учетных цен могут быть использованы:

• договорные цены;
• фактическая себестоимость горюче-смазочных материалов, исчисленная за предыдущий период (предыдущий месяц или предыдущий отчетный год);
• планово-расчетные цены (внутренние), разработанные и утвержденные организацией на основании фактической себестоимости;
• средняя цена по группе материально-производственных запасов.

При учете ГСМ по учетным (плановым) ценам их покупная стоимость, а также иные затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счетов 60, 20, 23, 71, 76 (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета № 94н).

Учетные (плановые) цены – это цены, которые остаются неизменными в течение определенного временного периода (года, квартала, а в случае существенных для организации отклонений от рыночных цен – и чаще) до момента их пересмотра экономическими службами организации.

В случае если учетными (плановыми) признаются договорные цены, другие расходы, включаемые в фактическую себестоимость материалов, учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Также к транспортно-заготовительным расходам относят разницы:

• возникающие между фактической себестоимостью материалов, сформированной в текущем месяце, и их учетной (плановой) ценой (при использовании фактической себестоимости материалов в качестве учетной (плановой) цены);
• между договорными ценами и планово-расчетными (при использовании планово-расчетных цен в качестве учетных (плановых) цен);
• возникающие между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы (при использовании средней цены группы в качестве учетной (плановой) цены).

Бухгалтерские записи при поступлении ГСМ будут следующие:

Дебет 10.3 Кредит 60, 71

– поступили ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

– отражен «входной» НДС со стоимости поступивших ГСМ.

Записью Дебет 10 Кредит 15 отражается принятие к учету материалов, фактически поступивших в организацию, а разница между фактической себестоимостью сырья и его стоимостью в учетных (плановых) ценах отражается в корреспонденции счетов 15 и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (Дебет 15 (16) Кредит 16 (15)).

Остаток же по счету 15 на конец месяца показывает наличие материалов в пути.

Таким образом, все затраты, формирующие фактическую себестоимость МПЗ, отражаются по дебету счета 15, и при поступлении МПЗ в организацию они принимаются к учету на счет 10 по учетным (плановым) ценам.

Рассмотрим порядок отражения поступления горюче-смазочных материалов по учетным (плановым) ценам на примере (См. пример 1).

Пример 1	АО «Альфа» в соответствии с учетной политикой имеет утвержденную калькуляцию (плановые цены) на бензин А-92 в размере 30 руб. (без НДС) за 1 литр. В августе 2015 года компания приобрела 5 000 л по цене 31 руб. (без НДС) и использовала его для заправки автомобильного транспорта и специальной техники. Услуги по доставке материала составили 17 700 руб. (в том числе НДС 18%). В бухгалтерском учете организации в августе 2015 года необходимо сделать следующие записи: Дебет 15 Кредит 60 – 155 00 руб. – приняты к учету поступившие ГСМ на основании расчетных документов поставщика; Дебет 19 Кредит 60 – 27 900 руб. – учтен НДС от приобретения ГСМ; Дебет 15 Кредит 60 – 15 000 руб. – включены в фактическую стоимость ГСМ расходы по доставке; Дебет 19 Кредит 60 – 2 700 руб. – учтен НДС по услугам на доставку; Дебет 10 Кредит 15 – 150 000 руб. – приняты к учету ГСМ по учетным ценам (5 000 л х 30 руб.); Дебет 68.НДС Кредит 19 – 30 600 руб. – принят к вычету НДС по приобретенным ГСМ и услугам по доставке; Дебет 16 Кредит 15 – 20 000 руб. – отражено превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой (155 000 руб. + 15 000 руб. – 150 000 руб.); – 20 000 руб. – списано превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой. В обратной ситуации (когда имеет место превышение плановой стоимости над фактической) необходимо отразить это превышение обратной записью «сторно» в такой же корреспонденции счетов.
Пример 2	Добавим в условие предыдущего примера информацию о том, что на начало отчетного периода остаток по счету 10.3 по учетным (плановым) ценам составлял 800 000 руб., а списано в отчетном периоде 1 200 000 руб. Поступило материально-производственных запасов на 1 700 000 руб. (без учета НДС 18%). Остаток отклонений по дебету счета 16 на начало отчетного периода составляет 26 000 руб. Определим долю стоимости горюче-смазочных материалов, отпущенных в производство в отчетном периоде (расчеты по НДС опущены): 1 200 000 руб.: (1 700 000 руб. + 800 000 руб.) х 100% = 48%. Дебет 15 Кредит 60 – 1 700 000 руб. – определена фактическая себестоимость МПЗ; Дебет 10 Кредит 15 – 1 500 000 руб. – оприходованы материалы по учетным (плановым) ценам; Дебет 16 Кредит 15-200 000 руб. – отражено отклонение в стоимости материально-производственных запасов, приобретенных в отчетном периоде; Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10 – 1 200 000 руб. – списаны материально-производственные запасы в отчетном периоде; Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 16 – 108 480 руб. – списано отклонение в отчетном периоде ((26 000 + 200 000) х 48%). Остаток материально-производственных запасов по учетным (плановым) ценам по счету 10 составит 1 700 000 руб. + 800 000 руб. – 1 200 000 руб. = 1 300 000 руб., а остаток по дебету счета 16 составит 26 000 руб. + 200 000 руб. – 108 480 руб. = 117 520 руб.

Если в текущем периоде списан не весь объем закупленных горюче-смазочных материалов, необходимо сумму остатка величины отклонения на начало месяца и текущих отклонений за месяц разделить на сумму остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов в течение месяца по учетной стоимости и умножить его на 100.

Это значение необходимо использовать при списании отклонения учетной стоимости израсходованных материалов (п. 87 Методических указаний по учету МПЗ). Если величина отклонений не превышает 10% учетной стоимости материалов или если их удельный вес (в процентах к договорной (учетной) стоимости) не превышает 5%, сумма отклонений может сразу списываться на счета учета затрат (п. 88 Методических рекомендаций по учету МПЗ).

Списание ГСМ

При списании ГСМ в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).

По каждой группе (виду) материально-производственных запасов в течение отчетного периода может применяться только один способ оценки.

Списание ГСМ производится в зависимости от особенностей организации учета либо:

• в дебет счета 20 «Основное производство» (предназначен для обобщения информации о затратах производства, продукция, работы или услуги которые явились целью создания данной организации);
• в дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (предназначен для обобщения информации о затратах производств, которые являются вспомогательными (подсобными, обеспечивающими) для основного производства организации);
• в дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» (предназначен для обобщения информации о расходах по обслуживанию основных и вспомогательных производств организации);
• в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом);
• в дебете счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (предназначен для обобщения информации о затратах, связанных с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг обслуживающими производствами и хозяйствами, состоящими на балансе организации, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, явившихся целью создания данной организации);
• в дебет счета 44 «Расходы на продажу» (предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг).

Если ГСМ был продан, его списание производится в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

Хранение ГСМ

В процессе хранения горюче-смазочных материалов на складе организации, особенно когда объем хранения ГСМ большой, могут возникать, вследствие физических процессов, например, таких как испарение, потери, которые признаются естественной убылью. Выявление и списание естественной убыли осуществляются на основании данных проведенной инвентаризации. Списание горюче-смазочных материалов в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается.

Нормы естественной убыли применяются в размерах и порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей». В соответствии с этим порядком приказом Минэнерго России от 13.08.2009 № 364 утверждены нормы естественной убыли нефтепродуктов при их хранении. Данные нормы зависят от вида горюче-смазочных материалов и от климатической группы.

Бухгалтерские записи по учету недостачи в пределах норм естественной убыли будут следующие:

Дебет 94 Кредит 10.3

– отражена недостача ГСМ;

Дебет 44, 20, 25, 26 Кредит 94

– списана недостача в пределах норм естественной убыли;

Дебет 73.2, 91.2 Кредит 94

– сумма недостачи сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновных или финансовых результатов организации.

Справка

Классификация, категорийность автомобильных дорог и правила их использования установлены постановлением Правительства РФ от 28.09.2009 № 767 «О классификации автомобильных дорог в Российской Федерации», а также Федеральным законом от 08.11.2007 № 257-ФЗ «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Субъектами транспортной деятельности в соответствии с приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7 «Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации» являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, предназначенных для перевозок пассажиров и грузов.

Одна из основных статей расходов в транспортных компаниях, имеющих на балансе автотранспорт, строительные машины, механизмы, - это затраты на ГСМ, аккумуляторы, автомобильные шины, ремонт и дорогостоящие запасные части 1 . Поэтому грамотно организованный учет и контроль за движением таких материально-производственных запасов имеет огромное значение и прежде всего для собственников. Проверяющим органам также будет интересно, насколько обоснованы затраты налогоплательщика и связаны ли они с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Горюче-смазочные материалы - это нефтепродукты, к которым относят различные виды горючего (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) и смазочных материалов (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) (п. 3 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях, утвержденные Минсельхозом России от 16.05.2005).

Производимые в РФ автомобильные бензины должны соответствовать установленным для них требованиям ГОСТов и ТУ. В настоящее время производятся следующие виды бензина: А-72, А-76, А-92, А-80, А-96, АИ-91, АИ-93, АИ-95, АИ-98. По октановому числу (АИ), определенному исследовательским методом, определяются марки бензинов.

Смазочные материалы в зависимости от типа их дисперсионной среды делятся на смазки на нефтяных и синтетических маслах. Существует огромное разнообразие видов и типов смазок: антифрикционные, консервационные, уплотнительные, канатные, многоцелевые смазки, узкоспециализированные (отраслевые) смазки и т.п.

Расходы на ГСМ могут быть учтены как в бухгалтерском, так и в налоговом учете на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ (подробнее об этом читайте на с. 82).

Подтверждающие документы

Документами, подтверждающими расходование ГСМ автомобильным транспортом и спецтехникой, являются путевые листы автомобилей, маршрутные листы специальной техники, путевые листы строительных машин, рапорта о работе специальной техники, системы контроля пробега и т.п.

Как уже было сказано, с 1 января 2013 г. в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорт» (далее - постановление № 78).

Постановлением № 78 утверждены следующие формы документов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом:

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

Путевой лист легкового такси (форма № 4);

Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С);

Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);

Путевой лист автобуса (форма № 6);

Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец));

Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.);

Рапорт о работе башенного крана (форма № ЭСМ-1);

Путевой лист строительной машины (форма № ЭСМ-2);

Рапорт о работе строительной машины (механизма) (форма № ЭСМ-3);

Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) (форма № ЭСМ-4);

Карта учета работы строительной машины (механизма) (форма № ЭСМ-5);

Журнал учета работы строительных машин (механизмов) (форма № ЭСМ-6);

Справка для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма № ЭСМ-7);

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.11.2008 № 152 (далее - приказ Минтранса России № 152). Путевой лист с заполненными обязательными реквизитами является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 приказа Минтранса России № 152, письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Важно!

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить его необходимо 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Итак, для учета ГСМ предназначен счет 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Пересчет единиц измерения

Единицей измерения топлива на предприятиях, как правило, является литр, однако поставщики могут выставлять отгрузочные документы и в тоннах (килограммах). Для того чтобы перевести единицы измерения из одной в другую, необходимо использовать справочные данные о плотности топлива, которая измеряется в кг/куб. м. Соотношение плотности и марок топлива см. в табл.

Соотношение плотности и марок топлива (таблица)

Марка бензина	Плотность, кг/куб. м
Нормаль­80
Регуляр­91
Премиум­95

В организациях, эксплуатирующих автотранспорт (спецтехнику), целесообразно издать приказ, разработанный на основании технических норм, справочников, инструкций с определением коэффициентов и порядка перевода из одной единицы измерения в другую по основным используемым номенклатурам материалов. Например, из литров в килограммы (в соответствии с Инструкцией по получению, хранению, выдаче и учету топлив и смазочных материалов в автотранспортных предприятиях РД-200-РСФСР-12-0053-84, утвержденной Минавтотрансом РСФСР 27.07.84, которая утратила силу, однако рекомендации могут использоваться в работе, письмо ФНС России от 24.03.2005 № 03-3-09/0412/23@ «О порядке пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в весовые», постановление ФАС СЗО в постановлениях от 06.11.2009 № А05-4544/2007, от 03.10.2007 № А05-3685/2007).

Примерная форма акта перевода единиц измерения приведена на с. 37 .

Если ГСМ поступают в одной единице измерения, а отпускаются в другой, их оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. Об этом сказано в п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее - Методические указания по учету МПЗ). Это необходимо и в части, касающейся принятия НДС по поступившим материально-производственным запасам к вычету, хотя суды на этом не настаивают (постановления ФАС Северо-Западного округа от 06.11.2009 № А05-4544/2007, от 03.10.2007 № А05-3685/2007).

Пересчет единиц измерения влечет также и пересчет учетной цены за единицу материала. В связи с этим двойные записи (сначала по документам поставщика, а затем в скобках в единицах, принятых в организации) должны появиться в тех графах приходного ордера и в карточке учета материалов с приложением справки о пересчете, в которой приводятся исходные данные и пошаговые расчеты, при этом вначале записывается количество бензина в единице измерения согласно документам поставщика, а рядом в скобках - количество материала в единице измерения, принятой в организации (например, 600 кг (805,37 л)).

Способ оплаты ГСМ

Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

За наличный расчет ГСМ приобретаются работниками организации и расчеты ведутся с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Работник организации, получивший денежные средства в подотчет, после покупки горюче-смазочных материалов представляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 № 55. К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

При получении ГСМ безналичным способом путем использования топливных карт (Oil Cards) или талонов, порядок их получения, хранения, выдачи, а также материально ответственное лицо целесообразно определить приказом руководителя. Кроме того, ГСМ может приобретаться с помощью корпоративной пластиковой банковской карты. Одно из преимуществ расчетов за ГСМ с помощью банковской карты является отсутствие лимитированного количества заправочных станций, которое присутствует у поставщиков ГСМ, предлагающих топливные карты или талоны. Для подтверждения факта приобретения горюче-смазочных материалов посредством пластиковой банковской карты подотчетное лицо должно представить документ, подтверждающий оплату (слип платежного терминала); чек контрольно-кассового аппарата (или квитанцию). Для учета средств на пластиковой банковской карте открывается счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 4 «Банковские карты». Сами карты учитываются на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы» по номинальной стоимости.

Талоны на право получения топлива

Талоны на право получения топлива должны выдаваться водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором лицом, определенным приказом руководителя организации, в строке «Выдать» должно быть указано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде. Водитель расписывается в ведомости учета выдачи талонов, открытой на каждую марку топлива, за полученные талоны. Неиспользованные талоны по окончании работы сдаются материально ответственному лицу, которое делает соответствующие записи в ведомости возврата талонов.

Существуют следующие виды талонов на ГСМ:

Талоны с количественным выражением, в которых указаны марка и количество топлива (например, «Бензин АИ-95, 50 литров»);

Талоны с количественно-стоимостным выражением, в которых зафиксировано определенное количество топлива и его цена на момент предварительной оплаты талонов (например, «50 литров, 33 рубля за 1 литр»);

Талоны со стоимостным выражением, в которых указаны марка, количество и стоимость топлива (например, «Бензин АИ-95, 50 литров, 36 рублей за 1 литр»).

Учитываются талоны либо на счете 10, субсчете 31 «Талоны на бензин», либо на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в аналитике по маркам горюче-смазочных материалов и по материально ответственным лицам, либо как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы».

Топливные карты

Топливные карты содержат информацию об объеме приобретенного неиспользованного топлива на текущий момент и позволяют ее держателю заправить бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного договором.

Топливные карты могут быть лимитированными и нелимитированными. На лимитированной топливной карте устанавливается единый суточный, недельный или месячный лимит количества литров, то есть по этой карте держатель может заправить автомобиль топливом, общее количество которого за сутки или за период времени не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущий период времени. Оплаченный объем топлива уменьшается на сумму полученных литров. На нелимитированную топливную карту вносится количество литров необходимого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика. Это количество может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных или других временных ограничений, то есть организация может одноразово слить все топливо с карты.

Топливные карты дают возможность оперативного контроля расхода топлива и иных горюче-смазочных материалов по видам как в натуральном, так и в стоимостном выражении с возможностью установки ежедневного (еженедельного) лимита потребления топлива каждым держателем топливной карты исходя из норм расходования горюче-смазочных материалов на каждый автомобиль. Учитываются топливные карты также либо на счете 10, субсчете 31 «Талоны на бензин» либо на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в аналитике по маркам горюче-смазочных материалов и по материально ответственным лицам, либо как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы».

При получении топливных карт или талонов от поставщика необходимо оформить приходный ордер (форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России № 71а, или иной первичный документ, утвержденный в организации), в котором указать марку бензина, серию и номера полученных топливных карт, талонов, их номинал в литрах.

Ежемесячно поставщик топлива представляет товарную накладную формы № ТОРГ-12, счет-фактуру, отчет об операциях по топливным картам (или талонам).

Контроль за движением ГСМ

Для контроля за движением ГСМ в компании целесообразно определить приказом руководителя ответственных лиц за составление отчетов, сроки предоставления таких отчетов в бухгалтерию, состав комиссии, форму отчета, другие нюансы. Образцы приказа по списанию ГСМ и отчета по списанию ГСМ приведены на с. и .

Если ГСМ поставляется в места приемки, организованные самой организацией, после доставки закупленных ГСМ материально ответственное лицо должно проверить соответствие поступивших ГСМ по количеству, сортам и маркам, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя, обеспечить полный слив ГСМ, своевременно оприходовать поступившие материально-производственные запасы.

Хранение ГСМ должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин и механизмов.

Места хранения ГСМ должны быть откалиброваны и оборудованы поверенными измерительными приборами, инструментом, средствами измерения, специальной оснасткой и т.п. Также они должны отвечать требованиям противопожарной безопасности.

Учет ГСМ

Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться либо по фактической себестоимости их приобретения, либо по учетным ценам (в зависимости от установленного в учетной политике метода).

Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, является сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ) (п. 6 ПБУ 5/01).

К фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся:

Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

Суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ;

Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ;

Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;

Затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, включая расходы по страхованию;

Иные расходы, непосредственно связанные с приобретением МПЗ.

Если же аналитический учет МПЗ ведется по планово-учетным ценам, то их фактическая себестоимость предварительно накапливается на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а отклонения (разница между стоимостью ценностей, исчисленной по учетным ценам, и их фактической себестоимостью) относят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

В качестве учетных цен могут быть использованы:

Договорные цены;

Фактическая себестоимость ГСМ, исчисленная за предыдущий период (предыдущий месяц или предыдущий отчетный год);

Планово-учетные цены (внутренние), разработанные и утвержденные на предприятии на основании фактической себестоимости;

Средняя цена по группе МПЗ.

Бухгалтерские записи при поступлении ГСМ будут следующие:

Дебет 10.3 Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Поступили ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

Отражен НДС со стоимости поступивших ГСМ.

При учете ГСМ по учетным (плановым) ценам в соответствии с п. 80 Методических указаний по учету МПЗ, их покупная стоимость, а также иные затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счетов 60, 20, 23, 71, 76 (Инструкция по применению Плана счетов).

Учетные (плановые) цены - это цены, которые остаются неизменными в течение определенного временного периода (года, квартала, а в случае существенных для организации отклонениях от рыночных цен - и чаще) до момента их пересмотра экономическими службами организации.

В случае если учетными (плановыми) признаются договорные цены, другие расходы, включаемые в фактическую себестоимость материалов, учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Также к транспортно-заготовительным расходам относят разницы:

Возникающие между фактической себестоимостью материалов, сформированной в текущем месяце, и их учетной (плановой) ценой (при использовании фактической себестоимости материалов в качестве учетной (плановой) цены);

Между договорными ценами и планово-расчетными (при использовании планово-расчетных цен в качестве учетных (плановых) цен);

Возникающие между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы (при использовании средней цены группы в качестве учетной (плановой) цены).

Записью Дебет 10 Кредит 15 отражается принятие к учету материалов, фактически поступивших в организацию, а разница между фактической себестоимостью сырья и его стоимостью в учетных (плановых) ценах отражается в корреспонденции счетов 15 и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (Дебет 15 (16) Кредит 16 (15)). Остаток же по счету 15 на конец месяца показывает наличие материалов в пути.

Таким образом, все затраты, формирующие фактическую себестоимость МПЗ, отражаются по дебету счета 15 и при поступлении МПЗ в организацию они принимаются к учету на счет 10 по учетным (плановым) ценам.

Рассмотрим порядок отражения поступления горюче-смазочных материалов по учетным (плановым) ценам на примере.

Пример 1

ПАО «Альфа» в соответствии с учетной политикой имеет утвержденную калькуляцию (плановые цены) на бензин А-92 в размере 30 руб. (без НДС) за 1 литр. В августе 2015 г. компания приобрела 5000 л по цене 31 руб. (без НДС) и использовала его для заправки автомобильного транспорта и специальной техники. Услуги по доставке материала составили 17 700 руб. (в том числе НДС 18%).

В бухгалтерском учете организации в августе 2015 г. необходимо сделать следующие записи:

Дебет 15 Кредит 60

155 00 руб. - приняты к учету поступившие ГСМ на основании расчетных документов поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

27 900 руб. - учтен НДС от приобретения ГСМ;

Дебет 15 Кредит 60

15 000 руб. - включены в фактическую стоимость ГСМ расходы по доставке;

Дебет 19 Кредит 60

2 700 руб. - учтен НДС по услугам на доставку;

Дебет 10 Кредит 15

150 000 руб. - приняты к учету ГСМ по учетным ценам (5000 л ±± 30 руб.);

Дебет 68.НДС Кредит 19

30 600 руб. - принят к вычету НДС по приобретенным ГСМ и услугам по доставке;

Дебет 16 Кредит 15

20 000 руб. - отражено превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой ((155 000 + 15 000 – 150 000) руб.);

20 000 руб. - списано превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой.

В обратной ситуации (то есть когда имеет место превышение плановой стоимости над фактической), необходимо отразить сторно такой же корреспонденции счетов.

Если в текущем периоде списан не весь объем закупленных ГСМ, необходимо сумму остатка величины отклонения на начало месяца и текущих отклонений за месяц разделить на сумму остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов в течение месяца по учетной стоимости и умножить его на 100. Это значение необходимо использовать при списании отклонения учетной стоимости израсходованных материалов (п. 87 Методических указаний по учету МПЗ). Если величина отклонений не превышает 10% учетной стоимости материалов или если их удельный вес (в процентах к договорной (учетной) стоимости) не превышает 5%, сумма отклонений может сразу списываться на счета учета затрат (п. 88 Методических указаний по учету МПЗ).

Пример 2

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Добавим условие о том, что на начало отчетного периода остаток по счету 10.3 по учетным (плановым) ценам составлял 800 000 руб., а списано в отчетном периоде 1 200 000 руб. Поступило МПЗ на 1 700 000 руб. (без учета НДС 18%). Остаток отклонений по дебету счета 16 на начало отчетного периода составляет 26 000 руб.

Определим долю стоимости ГСМ, отпущенных в производство в отчетном периоде (расчеты по НДС опускаем для упрощения примера):

Х 100 % = 48%.

Дебет 15 Кредит 60

1 700 000 руб. - определена фактическая себестоимость МПЗ;

Дебет 10 Кредит 15

1 500 000 руб. - оприходованы материалы по учетным (плановым) ценам;

Дебет 16 Кредит 15

200 000 руб. - отражено отклонение в стоимости материально-производственных запасов, приобретенных в отчетном периоде;

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10

1 200 000 руб. - списано материально-производственных запасов в отчетном периоде;

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 16

108 480 руб. - списано отклонение в отчетном периоде ((26 000 ++ 200 000) х 48 %).

Остаток МПЗ по учетным (плановым) ценам по счету 10 составит 1 700 000 + 800 000 – 1 200 000 = 1 300 000 руб., а остаток по дебету счета 16 составит 26 000 + 200 000 – 108 480 руб. == 117 520 руб.

Учет ГСМ, полученных иным способом

Рассмотрим, как определяется себестоимость ГСМ, полученных иным способом.

ГСМ получены в качестве вклада в уставный капитал

Себестоимость ГСМ, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ (п. 8 ПБУ 5/01, абз. 3 п. 16 Методических указаний по учету МПЗ, подп. 2 п. 1 ст. 277 НК РФ).

Если ГСМ вносятся в счет вклада в уставный капитал акционерного общества, для определения рыночной стоимости передаваемых активов привлекается независимый оценщик. Величина денежной оценки МПЗ, произведенной учредителями акционерного общества и советом директоров, не может быть выше величины оценки, произведенной независимым оценщиком (абз. 3 п. 3 ст. 34 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», письмо Минэкономразвития России от 19.05.2011 № Д06-2569).

Если ГСМ вносятся в счет вклада в уставный капитал общества с ограниченной ответственностью, денежная оценка внесенных в уставный капитал МПЗ утверждается единогласным решением общего собрания участников ООО. Если номинальная стоимость доли участника, вносящего МПЗ, составляет более чем 20 000 руб., также привлекается независимый оценщик (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

В фактическую себестоимость ГСМ, переданных в счет вклада в уставный (складочный) капитал, включаются также фактические затраты организации на доставку МПЗ и приведение их в состояние, пригодное для использования в запланированных целях (п. 11 ПБУ 5/01, постановление ФАС Уральского округа от 25.01.2005 № Ф09-5987/04-АК по делу № А07-19734/04).

Бухгалтерские записи по отражению внесения ГСМ в счет вклада в уставный капитал будут следующими:

Дебет 75.1 «Расчеты с учредителями», «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал» Кредит 80 «Уставный капитал»

Отражена задолженность учредителей по формированию уставного капитала;

Дебет 10 Кредит 75.1

Отражено поступление ГСМ в денежной оценке, согласованной учредителями организации;

Дебет 10 Кредит 60, 76

Отражены транспортные расходы, расходы по оплате услуг посреднической организации, другие, включаемые в стоимость ГСМ (если они не являются частью вклада в уставный капитал).

Документами, которыми может быть оформлена передача ГСМ в уставный капитал, могут выступать следующие первичные учетные документы:

Товарные накладные формы № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»;

Накладные на отпуск материалов на сторону формы № М-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а;

Акты приема-передачи, иные документы.

Документы, которыми оформляется передача имущества в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и товариществ и в которых указаны суммы восстановленного НДС, подлежат регистрации в книге покупок принимающей организации (п. 14 разд. II Приложения № 4 постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

В бухгалтерском учете принимающей организации сумма восстановленного НДС отражается бухгалтерскими записями:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 83 «Добавочный капитал»

Отражена сумма НДС по ГСМ, внесенным в качестве вклада в уставный капитал (письма Минфина России от 30.10.2006 № 07-05-06/262, УФНС России по г. Москве от 04.07.2007 № 19-11/063175).

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19

Приняты к вычету суммы налога, восстановленного передающей стороной, после принятия имущества на учет (п. 11 ст. 171, п. 1, 8 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина России от 21.11.2011 № 03-07-11/317).

ГСМ получены безвозмездно

Фактическая себестоимость ГСМ, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Рыночная стоимость ГСМ на дату принятия их к бухгалтерскому учету может быть определена на основании информации о текущих рыночных ценах или с помощью специалистов (организаций), занимающихся такого рода деятельностью.

Для целей бухгалтерского учета под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 9 ПБУ 5/01, абз. 2 п. 16 Методических указаний № 119н, п. 23 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»). Помимо текущей рыночной стоимости фактическую себестоимость указанных МПЗ формируют также фактические расходы организации на доставку запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (п. 11 ПБУ 5/01).

При оприходовании ГСМ оформляется запись (операции по учету НДС для упрощения опускаются):

Дебет 10.3 Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

При списании фактически израсходованного топлива делаются проводки:

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10.3

и Дебет 98 «Доходы будущих периодов» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»

Учтены доходы будущих периодов в составе прочих доходов по мере отпуска топлива в производство.

ГСМ, полученные по неденежым договорам

Фактической себестоимостью ГСМ, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, признается стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов. При невозможности установить стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, стоимость ГСМ, полученных организацией по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные МПЗ (п. 10 ПБУ 5/01, п. 17 Методических указаний по учету МПЗ). Транспортные и другие расходы, связанные с обменом, также могут быть включены в стоимость полученных запасов.

Бухгалтерские записи по зачету взаимных обязательств по договору мены будут:

Дебет 10.1 Кредит 60

Приобретены, например, строительные материалы у поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

Отражен НДС со стоимости покупки;

Дебет 68 Кредит 19

НДС со стоимости покупки принят к вычету;

Дебет 62 Кредит 90.1

Отражены выручка от реализации ГСМ покупателю;

Дебет 90.2 Кредит 10.3

Списана стоимость ГСМ при продаже;

Дебет 90.2 Кредит 68

Начислен НДС со стоимости реализации;

Дебет 60 Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Осуществлен зачет взаимных обязательств.

Фактическая себестоимость МПЗ, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством РФ.

При списании ГСМ в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

По себестоимости каждой единицы;

По средней себестоимости;

По себестоимости первых по времени приобретения МПЗ(способ ФИФО).

По каждой группе (виду) МПЗ в течение отчетного периода может применяться только один способ оценки.

Списание ГСМ

Списание ГСМ осуществляется в зависимости от особенностей организации учета одним из следующих способов:

В дебет счета 20 «Основное производство» (предназначен для обобщения информации о затратах производства, продукция, работы или услуги которые явились целью создания данной организации);

В дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (предназначен для обобщения информации о затратах производств, которые являются вспомогательными (подсобными, обеспечивающими) для основного производства организации)

В дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы», который предназначен для обобщения информации о расходах по обслуживанию основных и вспомогательных производств организации

В дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», который предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом.

Кроме того, списание ГСМ может быть отражено по дебету счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (предназначен для обобщения информации о затратах, связанных с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг обслуживающими производствами и хозяйствами, состоящими на балансе организации, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, явившихся целью создания данной организации) или счета 44 «Расходы на продажу», который предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг.

Если ГСМ были проданы, они списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

При выбытии ГСМ в случае чрезвычайных обстоятельств, списание отражается по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (п. 13 ПБУ 10/99).

Обратите внимание: чтобы признать в налоговом учете убытки от чрезвычайных обстоятельств, например от пожара, необходимо документально подтвердить данный факт, отсутствие вины налогоплательщика и соблюдение им правил противопожарной безопасности (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Важно!

В процессе хранения ГСМ на складе предприятия, особенно когда их объем большой, возникает естественная убыль вследствие физических процессов, таких как испарение.

Выявление и списание естественной убыли осуществляются на основании данных проведенной на предприятии инвентаризации. Списание ГСМ в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается.

Нормы естественной убыли применяются в размерах и порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей», в соответствии с которым они и утверждены (в части ГСМ) приказом Минэнерго России от 13.08.2009 № 364 «Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении». Данные Нормы зависят от вида ГСМ и от климатической группы, определяемой на основании данного приказа.

1 Об особенностях учета аккумуляторов, автомобильных шин, а также расходов на ремонт и дорогостоящие запасные части читайте в следующих номерах журнала.